Как сделать отчетные документы для командировочных на посуточных квартирах
Перейти к содержимому

Как сделать отчетные документы для командировочных на посуточных квартирах

  • автор:

Отчетные документы при аренде квартир посуточно

Отчетные документы при аренде квартир посуточно

Отправляясь в командировку, многие предпочитают снять квартиру посуточно, чем номер в гостинице. Однако, каждый сотрудник сталкивается с необходимостью получения отчетных документов за проживание.

Какие отчетные документы нужны?

Полный список документов которые может потребовать бухгалтерия для возмещенния командировачных расходов по найму жилья:

  • договор краткосрочного найма жилого помещения;
  • акт приема-передачи жилого помещения;
  • акт об оказании услуг;
  • кассовый чек;
  • квитанция БСО;
  • приходный кассовый ордер.

Помните! Если арендодатель является физическое лицо, то он не может выдать кассовый чек, ввиду его отсутствия. В данной ситуации в договоре краткосрочного найма должны содержаться сроки проживания и сумма за проживание. Обратите внимание, что договор Найма, а не аренды. Это будет правильно с юридической токи зрения и к вам не возникнут вопросы при передаче документов.

Договор найма — это договор между собственником помещения и нанимателем т.е. человеком желающим снять данное помещение.

При передаче, средств оплаты наличными, запросите с арендатора расписку о получении денежных средств в счет аренды жилого помещения. При переводе средств с карты на карту, квитанция о переводе и договор могут служить основанием для подтверждения командировочных расходов на проживание.

Почему лучше арендовать жилье в компании, а не у физ.лица

При аренде квартиры у физического лица, есть большая вероятность, что вы не получите необходимые документы. Так как, большая часть арендодателей не регистрируют свою деятельность в налоговой службе и других органах, и у них просто не будет всех нужных документов. По этому лучше всегда перед сьемом жилья узнать у владельца, какие документы он сможет предоставить.

Наиболее надежным вариантом, будет обратиться в компанию которая официально занимается сдачей жилья посуточно. Тогда вы сможете быть уверены в получении всех необходимых отчетных документов и дальнейшем возмещении командировочных расходов.

Дополнительные преимущества при обращении в компанию

В компании вам смогут подобрать удобный район или расположение близкое к вашему месту командировки, что не всегда возможно при проживании у частного лица. Также, если вы едите в командировку группой, то компания сможет подобраться квартиры в близком расположении друг от друга.

Поделиться в социальных сетях:

Документы на проживание

Командировочное задание подразумевает сдачу отчетности о расходах на проживание в населенном пункте, в котором вы были в командировке. Только после этого бухгалтерия вашего предприятия сможет оплатить вам расходы на жильё, понесенные за период выполнения служебного задания.

Агенство МИР КВАРТИР поможет вам в оформлении и выдаст все необходимые отчетные документы, подтверждающие проживание в гостиницах, съемных квартирах гостиничного типа и аппартаментах, включая квитанцию по форме ЗГ и кассовый чек с QR — кодом . А также (при необходимости) договоры риэлтерских услуг по поиску вариантов квартир и апартаментов.

Что представляют собой отчетные документы за проживание для командировочных?

Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания, которая представляет собой бланк строгой отчетности по форме 3-Г, в котором отражена следующая информация:

  • реквизиты гостиницы;
  • наименование документа, номер и дата его оформления;
  • данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
  • расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
  • печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который мы также вам выдадим. Он будет подтверждением затрат, которые ваша фирма должна будет вам возместить.

Гостиничный счет формы 3-Г, 3-ГМ (бланк) — является бланком строгой отчетности. Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги гостиницы. Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается клиенту (проживающему), второй — сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальной картотеке. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.

Отчетные документы на проживание

Свяжитесь с нами

по телефону 8 (922) 091 7111 или через форму обратной связи
и мы подберем для Вас любой удобный вариант размещения

Проживание в любых городах и населенных пунктах Ямало-Ненецкого автономного округа:
Азовы, Аксарка, Антипаюта, Белоярск, Восяхово, Вынгапуровский, Газсале, Горки, Губкинский, Гыда, Зеленый Яр, Катравож, Коротчаево, Красноселькуп, Кутопьюган, Лаборовая, Лабытнанги, Лимбяяха, Лонгъюган, Лопхари, Мужи, Муравленко, Мыс Каменный, Надым, Находка, Новый Порт, Новый Уренгой, Нори, Ноябрьск, Ныда, Овгорт, Панаевск, Пангоды, Питляр, Полярный, Правохеттинский, Приозерный, Пуровск, Пурпе, Ратта, Салемал, Салехард, Самбург, Старый Надым, Сывдарма, Сюнэйсале, Тазовский, Тамбей, Тарко-Сале, Толька, Уренгой, Халясавей, Ханымей, Харп, Харсаим, Холмы, Шурышкары, , Ягельный, Ямбург, Ямгорт, Яптиксале, Яр-Сале.

Квартиры в ЯНАО

  • —>Аренда квартир в Коротчаево —>
  • —>Снять квартиру в Лимбяяха —>
  • —>Аренда квартир в пгт Уренгой —>
  • —>Аренда квартир Тазовский ЯНАО —>
  • —>Квартиры в Газ-сале —>
  • —>Квартиры в Гыда —>
  • —>Квартиры Новый Уренгой —>
  • —>Квартиры в Губкинский —>
  • —>Квартиры в Муравленко —>
  • —>Квартиры в Тарко-Сале —>
  • —>Квартиры в посёлке Новозаполярный —>
  • —>Квартиры в Надым —>
  • —>Квартиры в посёлке Пангоды —>
  • —>Квартиры в Самбурге —>
  • —>Квартиры в Ямбурге —>
  • —>Квартиры в Бованенково —>
  • —>Квартиры в Сабетта —>
  • —>Квартиры в с. Ныда —>
  • —>Квартиры в поселке Сывдарма —>
  • —>Квартиры в Ноябрьске —>

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

Моя работа тесно связана с командировочными поездками. Обычно я останавливаюсь в гостинице, но тут решила пожить в более комфортных условиях – снять квартиру посуточно. На основании этого возникает вопрос, какие отчетные документы мне нужно получить? Я разобралась с данным вопросом и решила поделиться информацией с вами. В заметке я отвечу на следующие вопросы:

  • Общие понятия;
  • Основные отчетные документы;
  • Аренда у физического лица:
  • Аренда через компанию;
  • Преимущества аренды квартиры.

Командировочные отчетные документы

  • Общие понятия
  • Основные отчетные документы
  • Аренда у физического лица
    • Аренда через компанию
    • Проживание у родственников

    Общие понятия

    Командировочные поездки от организаций – это важная часть многих видов трудовой деятельности. Они могут организовываться с разными целями:

    1. Оформление договоров.
    2. Приобретение продукции и оборудования.
    3. Обучение и повышение квалификации.

    Любая деловая поездка от предприятия или от компании сопровождается оформлением специальных отчетных документов.

    В процессе отправки сотрудника в стандартную командировку, ему выплачивается определенная сумма. Размер выплаты зависит от получаемого в организации среднего заработка. Одновременно с этим производится компенсация всех понесенных в период поездки трат.

    Чтобы сумма была компенсирована полностью, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

    Вопрос о компенсации понесенных расходов регулируется требованиями современного трудового кодекса. Здесь прописаны все гарантии, которые предоставляются сотруднику:

    1. Сохранение места работы.
    2. Полное сохранение занимаемой должности и получаемой з/п.
    3. Непосредственно сама компенсация проведенных документально трат.

    Общие понятия

    Если сотруднику не предоставляется хотя бы одна из перечисленных гарантий, можно смело судить о нарушении правил установленного ТК. С данным замечанием нужно обратиться к начальству. При отсутствии положительного результата следует действовать через серьезные государственные структуры, суд, в том числе.

    Основные отчетные документы

    Данные документы разделяется на две основные категории:

    • Подтверждающие проезд;
    • Подтверждающие проживание.

    К первой категории относятся все возможные проездные билеты и посадочные талоны. Что касается документов, посредством которых можно подтвердить факт проживания в квартире, то здесь подойдут такие бумаги и справки, как:

    • Договор краткосрочного найма помещения;
    • Акт приема-передачи квартиры;
    • Кассовый чек;
    • Акт по оказанию услуги;
    • Приходные кассовый ордер;
    • Квитанция БСО.

    Основные отчетные документы

    На основании данных документов человеку по приезду оплачивают понесенные траты, связанные с обеспечением места проживания.

    Аренда у физического лица

    Если квартиру в аренду предоставляет частное лицо, он не сможет оформить кассовый чек. При возникновении подобной ситуации нужно проследить за тем, чтобы в соглашении краткосрочного найма присутствовала отдельная строка, в которой прописывается сумма за проживание и время аренды.

    Оформлен должен быть именно договор НАЙМА, а не АРЕНДЫ.

    В подобной ситуации – это максимально правильное с юридической точки зрения решение. Благодаря наличию на руках договора найма в процессе сдачи отчетности к работнику не возникнет никаких вопросов. Более того, у самой организации не появится проблем, когда она будет подбивать итоги и отчитываться в налоговой.

    договор НАЙМА

    По причине важности договора найма стоит рассмотреть более подробно особенности данного документа. Соглашение по найму – это официальный договор, который заключается между собственником помещения и человеком, которые снимает квартиру. Здесь прописываются не только данные по жилью — мебель, техника и посуда. Обозначается срок аренды и стоимость.

    В процессе передачи наличных средств в качестве оплаты за проживание, с получателя нужно запросить расписку о получении денежных средств. Если осуществляется перевод с карты на карту, в мобильном приложении автоматически сохраняется квитанция по оплате. Она будет служить официальным основанием и подтверждением того, что в деловой поездке сотрудник понес определенные траты на посуточную аренду квартиры.

    Аренда через компанию

    Несмотря на простоту схемы аренды жилья у частного лица, с оформлением и получением отчетных документов нередко возникают проблемы. Масса владельцев жилья ведут подобный бизнес без оформления, деятельность в налоговой организации не регистрируется. Соответственно нужных документов здесь просто невозможно взять. Придется потратить время и нервы на их получение, а данных ресурсов в командировке просто нет.

    Аренда через компанию

    Чтобы избежать подобных неприятностей, квартиру для посуточной аренды стоит искать через специальную компанию. В этом случае можно быть уверенным в том, что в процессе проживания и после выезда будут получены необходимые документы. Оформлены они будут максимально грамотно и позволят получить положенную денежную компенсацию по понесенным в командировке тратам.

    Наряду с оформлением необходимых документов, сотрудничество с компанией обеспечивает следующие преимущества:

    1. Возможность выбора подходящего района.
    2. Аренда квартиры, которая расположена рядом с офисом филиала или головного офиса.
    3. Если в командировку поехала группа, можно подобрать несколько квартир, расположенных рядом друг с другом.

    Проживание у родственников

    Если сотрудник едет в город, где у него живут родственники, и он пожелает остановиться у них, в качестве подтверждающего документа могут быть использованы такие бумаги, как служебная записка или специальное удостоверение. Здесь должны присутствовать такие данные, как срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

    Форма подтверждения в подобном случае не регламентирована!

    Преимущества аренды квартиры

    Вопрос, связанный с оформлением отчетных документов, при посуточной аренде квартиры, считается важным и все более популярным. Главной положительной характеристикой является не только возможность получения необходимых документов, но много иных важных факторов.

    В настоящее время выбор квартиры осуществляют не только сотрудники, но начальство. Причина в элементарной дешевизне аренды. Сниженная стоимость основана на отсутствии необходимости оплачивать услуги третьих лиц.

    Преимущества аренды квартиры

    Гостиничные номера могут отнимать существенную часть бюджета компании. Что особенно ярко проявляется при необходимости отправлять сотрудников в длительные командировки. Говоря об экономии нельзя не отметить, что это прямая возможность сэкономить на питании. Не придется посещать рестораны. Можно готовить пищу самостоятельно.

    Кроме того, вариант с посуточной арендой жилья обеспечивает большую комфортабельность. Человек, который находится в командировке, может выбрать максимально удобное для него жилье. Если обратиться в специализированные компании, можно получить квартиру с такими преимуществами, как:

    • Свежий ремонт;
    • Новая современная мебель;
    • Установленные стеклопакеты;
    • Оснащение бытовой техникой;
    • Наличие большого ЖК телевизора.

    В каждой такой арендованной квартире присутствует кухня, оснащенная необходимой техникой и иными приспособлениями. Для людей, которые желают в командировке чувствовать себя, как дома, посуточная или долговременная квартира является идеальным вариантом.

    Коротко о важном

    1. Проживание в командировке подлежит денежной компенсации.
    2. Чтобы получить компенсацию, потребуется предоставить соответствующие документы.
    3. При аренде квартиры нужно взять договор с прописанной в нем суммой и временем проживания.
    4. Проживание в квартире намного удобнее и выгоднее, чем в гостинице.

    Отчетные документы за проживание в гостинице

    После деловой поездки сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке. Они необходимы как обоснование трат за проживание в отеле при сдаче авансового отчета.

    Какие отчетные документы нужно предоставить и как их правильно оформить, разберем в нашей статье.

    Общие положения по ТК РФ

    По закону командированный сотрудник имеет право на возмещение средств за проживание в отеле или квартире во время деловой поездки. Сумма возмещения и список документов, подтверждающих проживание в отеле, определяет работодатель. Это должно быть прописано во внутренних актах компании.

    Налог на прибыль будет исчисляться на основании этих документов, так как это входит расходы на командировку. Поэтому важно, чтобы подтверждающие документы отражали деловой характер расходов.

    В некоммерческой организации работодатель предоставляет оплату за проживание согласно нормативным актам государства, так как деньги выдают из федерального бюджета. Также предусмотрены ограничения на проживание в отеле – не более 2000-3500 рублей.

    Если же, находясь в командировке, сотрудник может ежедневно возвращаться домой, расходы на гостиницу в этом случае не возмещаются.

    Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить

    По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.

    Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.

    В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.

    Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.

    Документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке в 2022 году

    Работник в течение 3 дней после возвращения из командировки предоставляет авансовый отчет вместе со счетом с гостиницы. Правильно заполненный бланк должен включать в себя:

    • Полное юридическое название отеля;
    • Наименование регистра;
    • Адрес;
    • Печать;
    • Серию документа;
    • Шестизначный номер;
    • ИНН, КПП и другое.

    По закону официальным документом считается отчетный бланк, изготовленный в типографии. Либо распечатанный через автоматизированные системы с учетом требований законодательства. Отчет, распечатанный из обычного документа, не будет принят.

    Если сотрудник не предоставил отчетные документы

    В случае, если работник не смог предъявить документы о проживании, работодатель может запросить информацию в отеле. Гостиничная организация в ответ должна направить справку о проживании с указанием периода. Это справка не имеет такой же юридической силы, как отчетный бланк для налоговой инспекции. Однако, все равно считается косвенным подтверждением потраченных средств и может служить основанием при расчете.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *