Номер спецификации что это
Перейти к содержимому

Номер спецификации что это

  • автор:

Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

  • наименование субъектов, между которыми он заключается;
  • объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
  • стоимость;
  • условия по которым он должен исполняться;
  • права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

  • номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  • номер спецификации, как приложения;
  • обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

  • наименование товаров или материалов;
  • единица их измерения;
  • количество;
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

Спецификация на поставку товара

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

  1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
  2. через курьерскую службу;
  3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
  4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Спецификация к договору поставки: для чего нужна и где взять образец?

Спецификация к договору поставки упрощает работу контрагентов и делает договор поставки удобным для применения. В статье рассказали, когда без спецификации не обойтись и как ее составить. А еще собрали 9 готовых образцов, которые удобно скачать и использовать в работе.

Ведущий юрист-консультант компании «Что делать Консалт»

  • 1.9K просмотров
  • 1 подписчик
  • 10 материалов

Подписаться

Спецификация к договору поставки упрощает работу контрагентов и делает договор поставки удобным для применения. В статье рассказали, когда без спецификации не обойтись и как ее составить. А еще собрали 9 готовых образцов, которые удобно скачать и использовать в работе.

Зачем нужна спецификация

По общему правилу договор поставки считается заключенным, если стороны достигли соглашения по всем существенным условиям договора. К ним относят:

условия о предмете договора;

условия, которые в законе или других правовых актах определены как существенные или необходимые для договоров данного вида;

все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение ( п. 1 ст. 432 ГК РФ, пп. 1 , 2 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 25.12.2018 № 49).

Для договора поставки существенные:

условие о наименовании товара;
условие о количестве товара ( п. 3 ст. 455 , ст. 465 ГК РФ)

Следовательно, спецификация – это двусторонний документ, который составили стороны договора. Он должен содержать перечень поставляемых товаров, в котором указаны их:

наименование;
количество;
ассортимент;
иные качественные характеристики товара;
в определенных случаях – цены.

Количество спецификаций к одному договору поставки не ограничено. Если товар поставляется партиями, то на каждую партию товара могут составлять отдельную спецификацию.

Обязательно ли составлять спецификацию

Необходимо ли сторонам составлять спецификацию, зависит от порядка, согласно которому они оформляют договор поставки.

Спецификация не нужна

Если существенные условия договора поставки стороны согласовали в едином договоре-документе, как таковая спецификация не нужна.

Спецификация нужна

Допустим, стороны заключают рамочный договор поставки либо поставщик и покупатель оформляют отношения по поставке несколькими взаимосвязанными документами. Тогда составление спецификации или какого-то другого документа, содержащего согласованные сторонами существенные условия договора (наименование товара, его количество или ассортимент, цену при необходимости), обязательно.

Как составить спецификацию к договору поставки

Поскольку в спецификации, как правило, отражены существенные условия договора поставки, нужно соблюсти простую письменную форму. Спецификацию составляют в виде одного документа, подписанного сторонами, по одному экземпляру для каждой из сторон. Составить спецификацию вы можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований. Но, если вы утвердили форму спецификации как приложение к договору, нужно использовать ее ( п. 1 ст. 161, ст. 309, п. 1 ст. 432 ГК РФ).

Что указать в спецификации

Укажите в спецификации:

дату и место составления (необязательно, если спецификация – приложение к договору и подписывается вместе с ним);

номер спецификации (при необходимости);
реквизиты договора поставки;

наименования сторон, Ф.И.О. и должности (либо данные о доверенности) лиц, которые подписывают спецификацию;

перечень поставляемых товаров с подробным описанием по каждой позиции;
количество товара по каждой позиции в соответствующих данному товару единицах измерения;

цену за единицу товара в каждой позиции, сумму для всех товаров данной позиции, общую стоимость указанного в спецификации товара при необходимости;

дополнительные условия, характеристики текущей поставки при необходимости.

Пример

Если по условиям рамочного договора поставки способ доставки определяется отдельно для каждой партии товара, его следует указать в спецификации.

Подписывать спецификацию должны уполномоченные на это лица. Особенно важно это, когда с помощью спецификации вы согласовываете существенные условия договора. В противном случае вы можете столкнуться с проблемой подписания договора неуполномоченным лицом .

Как описать товар в спецификации

В спецификации рекомендуем максимально полно описывать каждую позицию поставляемого товара. Сведений должно быть достаточно, чтобы однозначно определить каждый экземпляр поставляемой продукции. Это поможет избежать споров, упростит формирование партии товара для поставщика и ее приемку для покупателя.

Для каждой товарной позиции укажите:

наименование, вид, категорию товара. Можно воспользоваться каталогами поставщика или классификаторами, например ОК 034-2014 (КПЕС 2008);

товарный знак, торговую марку, модель, артикул;

технические характеристики и иные признаки, позволяющие отличить товар, в том числе при поставке в ассортименте (материал изготовления, размер, цвет, мощность и т. п.).

Когда товарных позиций много, удобно привести эти данные в виде таблицы.

Можно ли вносить изменения в спецификацию

Да, это возможно. Спецификация является неотъемлемой частью договора поставки.

Изменить спецификацию помогут материалы КонсультантПлюс

Какой срок хранения спецификации

Договоры, документы к ним (акты, протоколы разногласий) хранятся 5 лет после истечения срока действия договора или после прекращения обязательств по договору (п. 11 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Спецификация: что это такое и когда она нужна?

При заключении договора купли-продажи или поставки стороны часто подписывают спецификацию, которую в тексте соглашения признают неотъемлемой частью договора. В спецификации указывают наименование, количество, ассортимент товара, цену и порядок расчетов, а также условия по поставке. Конечно, этот перечень не является постоянной величиной и может меняться в зависимости от ситуации. Почему стороны подписывают спецификацию, если есть возможность указать все эти условия в тексте договора?

Все очень просто. Если стороны планируют осуществить две и более поставки товара, то, соответственно, они не могут предсказать, количество и цену товара через месяц. Поэтому лучше за несколько дней до поставки товара подписать спецификацию, в которой урегулировать все эти вопросы. Или другая ситуация, сегодня продавец осуществляет доставку товара, а через несколько дней покупатель осуществляет самовывоз товара. Это означает, что порядок поставки товара меняется. И сторонам нужно или заключить новый договор, что, мягко говоря, недостаточно правильно, или просто подписать спецификацию на новую поставку товара и указать там другие условия поставки. И все.

Итак, спецификация позволяет сторонам осуществлять «договорные маневры», не тратя лишнего времени. Плюс спецификацию удобно использовать, если между сторонами планируются длительные взаимоотношения. Ну и не забываем об удобстве. Не нужно перечитывать весь текст договора, чтобы понять важнейшие его условия. Именно по этой причине стороны очень часто используется такой документ.

Если вы приняли решение подписать спецификацию, то ниже приводим ее образец:

Приложение № ___

к Договору поставки № ____ от «___» _____________ 20___ г..

СПЕЦИФИКАЦИЯ № ____

от «___» ______________ 20__.

Наименование Товара Единица измерения

Кол-во

1. Общая стоимость Товара, поставляемого по этой спецификацией составляет до _____________________________. Стоимость Товара по данной Спецификации включая расходы на упаковку, загрузки, монтажные для транспортировки, транспортные расходы, налоги и другие обязательные платежи, которые оплачиваются Поставщиком

2. Условия поставки Товара:

8. Требования к таре и упаковке:

Упаковка и маркировка Товара должны соответствовать установленным правилам, стандартам и техническим условиям товара. Упаковка возвращается / не возвращается.

9. Реквизиты грузоотправителя ___________________________ (________________).

10. Реквизиты грузополучателя:

10.1. Место поставки:

Загружайте нужный договор когда угодно, где угодно и для чего угодно.

Напишите нам в Телеграмм, если Вам необходима помощь с поиском

Спецификация товара к договору поставки образец

Спецификация товара к договору поставки образец

Спецификация является неотъемлемой частью договора, является его обязательным приложением, если это является требованием договора. Как правило, спецификация используется при подписании рамочного договора продолжительного действия, и поставка товара требует уточнения в конкретный срок.

В спецификации конкретизируется предмет поставки, уточняется цена, способ и сроки доставки товара. Форма спецификации законодательно не установлена и разрабатывается заказчиком. Принятая форма должна соответствовать требованиям делового документооборота.

2 Порядок оформления спецификации

Соответственно требованиям договора спецификация составляется на каждую поставку товара или общая на определенный период (например, месяц) с указанием сроков. Как правило, оформлением спецификации занимается менеджер по продажам поставщика, который ведет контракт. Если спецификации оформляются неоднократно, то целесообразно разработать типовую форму и оговорить ее в контракте.

Спецификация должна содержать информацию, которая позволит идентифицировать ее с конкретным договором во избежание путаницы. Она должна содержать:

· Ссылку на контракт, приложением, которого она является;

· Индивидуальный номер и дату формирования документа;

· Полную информацию о товаре, подлежащему поставке;

· Сведения о стоимости с учетом налогового обложения;

· Дополнительную информацию при необходимости;

· Подписи руководителей или уполномоченных представителей, заверенные печатью, если это требуется, с указанием наименования организации и должности.

Поставщик направляет заполненный бланк на согласование заказчику в установленные сроки. Количество спецификаций к одному контракту не ограничивается. Перечень товаров, цена за единицу товара, общая стоимость и т.п. представляются в табличной форме, дополнительная информация может содержаться после таблицы, до подписей. При оформлении спецификации на предоставление услуг, в таблицу добавляется графа «срок».

3 Порядок регистрации и хранения

Спецификация регистрируется разработчиком документа в соответствии с установленным порядком регистрации договоров (приложений) в организации. Сведения об оформлении и направлении спецификации на согласование фиксируются в системе внутреннего документооборота организации.

Согласованная спецификация прилагается к договору поставки и хранится в организации до окончания гарантийного срока товара, или в течение установленного в организации времени. После исполнения условий договора, документ направляется в архив организации.

4 Образец спецификации к договору поставки

При необходимости можно получить квалифицированную юридическую помощь при подготовке договора и приложений к нему на сайте «База заказов»: https://bazazakazov.ru/

Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе «База Заказов» в рамках акции «Приведи друга».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *